Jakie czynniki mogą utrudniać pracę biurową? Aktualne wymagania i praktyczne rozwiązania.

Praca biurowa jest powszechnie postrzegana jako stosunkowo bezpieczna i mało obciążająca fizycznie. W praktyce jednak wykonywanie obowiązków przez wiele godzin przy komputerze może wiązać się z szeregiem czynników wpływających zarówno na zdrowie pracowników, jak i efektywność ich pracy. Właściwa organizacja stanowiska, odpowiednie warunki środowiska pracy oraz ergonomia mają istotne znaczenie dla komfortu i bezpieczeństwa osób zatrudnionych w biurach.

Autor: Karolina Chałupa

Najczęstsze uciążliwości występujące w pracy biurowej

Do najczęściej występujących czynników utrudniających pracę biurową należą długotrwałe przebywanie w pozycji siedzącej, wielogodzinna praca przy monitorze ekranowym oraz obciążenie narządu wzroku i układu mięśniowo-szkieletowego. W konsekwencji mogą pojawiać się bóle kręgosłupa, napięcie mięśni karku i barków, zmęczenie oczu czy dolegliwości kończyn górnych związane z obsługą klawiatury i myszy.

Istotnym problemem jest również obciążenie psychiczne wynikające ze sposobu organizacji pracy. Presja czasu, konieczność ciągłej koncentracji, obsługa klientów lub kontrahentów, a także wykonywanie monotonnych i powtarzalnych czynności mogą prowadzić do zmęczenia psychicznego oraz zwiększonego poziomu stresu.

Czynniki środowiska pracy wpływające na komfort pracy

Komfort wykonywania pracy biurowej zależy w dużej mierze od warunków panujących w pomieszczeniu pracy. Negatywnie na samopoczucie pracowników mogą wpływać między innymi:

• niewłaściwe oświetlenie stanowiska pracy,
• olśnienie powodowane przez światło słoneczne lub sztuczne źródła światła,
• odbicia światła na ekranie monitora,
• nadmierny hałas,
• nieodpowiednia temperatura powietrza,
• niewystarczająca wentylacja pomieszczeń,
• zbyt mała przestrzeń robocza.

Przepisy wymagają, aby oświetlenie było dostosowane do rodzaju wykonywanej pracy i zapewniało komfort pracy wzrokowej. Więcej informacji o tym, kiedy należy wykonywać pomiary oświetlenia na stanowisku pracy, znajduje się w osobnym artykule. Aby móc określić jakie konkretnie oświetlenie jest właściwe dla danej pracy warto sięgnąć do normy PN-EN 12464-1 Światło i oświetlenie – Oświetlenie miejsc pracy – Część 1: Miejsca pracy we wnętrzach. Należy również ograniczać olśnienie bezpośrednie oraz odbicia światła na ekranach monitorów, między innymi przez odpowiednie usytuowanie stanowisk pracy oraz stosowanie urządzeń ograniczających nadmierne nasłonecznienie.

Ergonomia stanowiska komputerowego

Pracodawca jest obowiązany organizować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe w sposób spełniający wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii. Oznacza to konieczność odpowiedniego doboru wyposażenia i jego właściwego rozmieszczenia.

Monitor powinien zapewniać wyraźny i czytelny obraz, umożliwiać regulację ustawienia oraz być usytuowany w sposób ograniczający konieczność wykonywania niewygodnych ruchów głowy i szyi. Górna krawędź ekranu powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika.

Obecnie przepisy wymagają również, aby klawiatura i mysz stanowiły oddzielne elementy wyposażenia stanowiska pracy. W przypadku korzystania z laptopa przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy stanowisko powinno być wyposażone dodatkowo w stacjonarny monitor lub podstawkę umożliwiającą prawidłowe ustawienie ekranu, a także w zewnętrzną klawiaturę i mysz.

Znaczenie ma również odpowiednio dobrane krzesło. Powinno ono posiadać stabilną konstrukcję, regulację wysokości siedziska i oparcia oraz wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, a także  możliwość zmiany pochylenia oparcia, regulowane podłokietniki oraz umożliwiać zachowanie prawidłowej pozycji ciała podczas pracy.

Organizacja pracy przy monitorach ekranowych

Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek organizowania pracy w sposób ograniczający negatywne skutki wielogodzinnej obsługi monitora ekranowego. Pracownik powinien mieć zapewnione wykonywanie innych czynności nieobciążających wzroku lub zmianę pozycji ciała przed upływem godziny nieprzerwanej pracy przy monitorze.

Jeżeli nie jest to możliwe, pracodawca musi zapewnić co najmniej 5-minutową przerwę po każdej godzinie pracy przy monitorze ekranowym. Przerwa ta jest wliczana do czasu pracy.

Ocena warunków pracy

Pracodawca ma obowiązek przeprowadzania oceny warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Ocena ta obejmuje między innymi organizację stanowiska pracy, stan wyposażenia, obciążenie wzroku i układu mięśniowo-szkieletowego, wpływ czynników fizycznych, w tym oświetlenia, a także obciążenie psychiczne wynikające ze sposobu organizacji pracy.

Ocena warunków pracy może stanowić istotny element oceny ryzyka zawodowego, która pozwala rozpoznać zagrożenia oraz zaplanować działania eliminujące lub ograniczające ich wpływ na pracowników. Na podstawie wyników oceny pracodawca powinien podejmować działania eliminujące lub ograniczające stwierdzone zagrożenia i uciążliwości.

Podsumowanie

Praca biurowa nie należy do prac szczególnie niebezpiecznych, jednak niewłaściwe warunki środowiska pracy, nieergonomiczne wyposażenie stanowiska oraz nieodpowiednia organizacja pracy mogą prowadzić do pogorszenia zdrowia pracowników i obniżenia efektywności wykonywanych obowiązków. Dlatego tak istotne jest przestrzeganie wymagań dotyczących ergonomii, właściwego wyposażenia stanowisk komputerowych oraz zapewnienia odpowiednich warunków pracy zgodnych z obowiązującymi przepisami BHP. Źródłem tych wymagań jest przede wszystkim rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U.2025.58 t.j.).

Prawidłowa organizacja pracy biurowej wymaga połączenia wiedzy z zakresu ergonomii, oceny ryzyka oraz aktualnych wymagań prawnych. Dlatego osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo pracy powinny regularnie aktualizować swoje kompetencje poprzez szkolenia i działania doskonalące.