Program doskonalący kompetencje audytorów wewnętrznych systemów zarządzania
Audytorzy poprzez swoje spostrzeżenia i rekomendacje wskazują, co należy poprawić w systemie zarządzania organizacją.
Są oni niezależnymi ekspertami, którzy oceniają przebieg procesu i sygnalizują jak usprawnić funkcjonujący w firmie system. Bardzo ważne są więc ich kompetencje. Aby je podnosić, systematycznie uczestniczą we wszelkiego rodzaju warsztatach doskonalących dotyczących wymagań norm, prawa czy też samych umiejętności audytowania. Niestety równie często wiedza zdobyta podczas takich szkoleń nie przekłada się na praktyczne jej zastosowanie podczas samych audytów. Nawet doświadczonym audytorom zdarza się w trudnych sytuacjach audytowych popełniać podstawowe błędy, nie zauważać oczywistych niezgodności, mają problem z pobraniem należytej próby i obiektywną oceną sytuacji. Co więcej, po takich audytach nie są oni świadomi popełnianych przez siebie błędów. Wynikiem tego są raporty z audytów, które bardzo często przedstawiają pełną zgodność weryfikowanego procesu z wymaganiami systemu. W takich przypadkach Pełnomocnicy Systemów lub osoby odpowiedzialne za nadzorowanie audytów w firmie, zdają sobie sprawę, że audyty nie przynoszą oczekiwanych korzyści a dotychczas stosowane metody szkoleń audytorów są nieefektywne, jednak nie mają pomysłu jak ten stan rzeczy poprawić. Nową, skuteczniejszą formą może w tym przypadku być specjalnie dostosowany program coachingu audytorów wewnętrznych.
Coaching jest jednym z najskuteczniejszych i najbardziej efektywnych sposobów na wspieranie rozwoju osobistego i zawodowego. Jego skuteczność związana jest z przemyślaną i spójną metodą pracy z Klientem, za każdym razem dopasowaną indywidualnie do potrzeb osób biorących udział w szkoleniu. Dzięki współpracy z coachem audytorzy nauczą się zastępować złe nawyki, nowymi i pożądanymi z punktu widzenia trenera, certyfikowanego audytora wiodącego. Uczestnicy otrzymają wskazówki dotyczące dalszej pracy nad rozwojem zawodowym związanym z właściwym przygotowaniem do audytu, jego przeprowadzeniem oraz raportowaniem.
Program jest również doskonałym narzędziem do oceny i zarządzania kompetencjami audytorów, pozwala m.in. dobrać audytorów w kompletne zespoły oraz określić w jakim zakresie powinni być w dalszym ciągu doskonaleni.
Metodyka
- Celem coachingu jest doskonalenie warsztatu audytora wewnętrznego systemu zarządzania, ma on charakter indywidualnych zajęć warsztatowych.
- Warsztaty zakładają pomoc coacha w przygotowaniu, przeprowadzeniu i raportowaniu audytów wewnętrznych przez poszczególnych audytorów. Wyniki przeprowadzonych w ten sposób audytów powinny być uwzględnione w programie audytów wewnętrznych prowadzonych w Zakładzie.
- Zakłada się że w ramach projektu audyty będą wykonywać już praktykujący audytorzy wewnętrzni.
- Przebieg warsztatów pozwoli utrwalić zdobyte dotychczas wiadomości a także nabyć praktycznych umiejętności i doświadczenia z zakresu prowadzenia audytu wewnętrznego.
- Zakłada się, że wykorzystane zostaną procedury i formularze realizacji audytów wewnętrznych obecnie funkcjonujące w Zakładzie.
Faza przygotowania – ustalenie koncepcji, dostosowanie projektu do wymagań klienta
- Spotkanie z osobami odpowiedzialnymi za organizację i nadzorowanie audytów wewnętrznych – przedstawienie celu projektu, oczekiwań, zaangażowanie, form oceny, form pomocy, ze strony coacha itd.
- Spotkanie z audytorami – przypomnienie zasad, roli i obowiązków audytora oraz form i zakresu pracy grupy audytorów na audycie wewnętrznym, przygotowanie zarysu listy kontrolnej na audyt procesu uwzględniający wymagania wszystkich norm, przedstawienie założeń projektu oraz roli coacha.
- Przedstawienie harmonogramu realizacji audytów wewnętrznych objętych programem coachingu.
Faza realizacji
- Przeprowadzenie audytu wewnętrznego ze wsparciem coacha
- Audytorzy realizują audyt, coach występuje jako „cień” – nie włącza się bezpośrednio w realizację audytu lecz „podpowiada/naprowadza na ucho”
- Podsumowanie audytu
- Wspólne omówienie wniosków z audytu – zgodności i niezgodności z audytu.
- Coach przedstawia mocne i słabe strony w realizacji audytu, omawia nad czym należy jeszcze popracować i na co zwracać szczególną uwagę biorąc pod uwagę: przygotowanie do audytu, realizację, postawę, wiedzę, zachowanie.
- Weryfikacja raportów po audycie przez coacha, wskazanie mocnych stron oraz elementów wymagających poprawy.
Faza podsumowania – po zakończeniu audytów – przedstawienie raportu z realizacji całego projektu
- Wnioski na temat realizacji audytów i funkcjonowania systemu.
- Wnioski z pracy audytorów oraz oceny poszczególnych osób.
- Raport zawierający wytyczne dotyczące kierunków dalszego rozwoju pracowników.
