Wdrożony system zarządzania potrzebuje nadzorowania, analizowania i jego doskonalenia. Normy wymagają, aby w każdej firmie wyznaczyć osoby odpowiedzialne za utrzymywanie i doskonalenie systemu.
W wielu przypadkach nazywany jest po prostu Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania, w starszych wydaniach norm, musiał być oficjalnie wyznaczony. Obecnie nie ma już takiego formalnego obowiązku, choć nadal należy przydzielić odpowiedzialności za „zapewnienie zgodności systemu z wymaganiami normy”. Dlatego niewiele organizacji rezygnuje z utrzymywania tej funkcji. Niezależnie od nazwy – jego obowiązki i uprawnienia muszą odpowiadać wymaganiom norm. Rzadko się zdarza, że Pełnomocnik zajmuje się tylko i wyłącznie sprawami systemu zarządzania. Ta pożądana sytuacja ma miejsce tylko w dużych firmach. Najczęściej obowiązki Pełnomocnika są dodawane do dotychczasowego zakresu jego prac. To komu powierzona zostanie funkcja Pełnomocnika, poziom przydzielonych uprawnień oraz przede wszystkim kompetencje jakie będzie miała ta osoba, w ogromnym stopniu wpływają na postrzeganie systemu w organizacji. Czy będzie to przyjazny system, który pomaga jej funkcjonować we wszystkich obszarach i daje jej wiele korzyści, czy może będzie to tylko opracowany zestaw procedur, które „nie przeszkadzają” w rzeczywistych działaniach firmy.
Szczególnie trudne jest to w sytuacji, gdy Pełnomocnik nadzoruje system zintegrowany. W takiej sytuacji jego wiedza musi obejmować zagadnienia dotyczące jakości, ochrony środowiska a także bezpieczeństwa pracy.
Nasze warsztaty mają zadanie przygotować uczestników do pełnienia funkcji Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Szkolenie przewiduje omówienie wymagań norm ISO 9001, ISO 14001 oraz ISO 45001 ze szczególnym uwzględnieniem elementów za które najczęściej odpowiada Pełnomocnik, m.in. nadzorowania procesów, planowania przeglądów zarządzania, nadzorowania dokumentacji systemowej, planowania i nadzorowania audytów, prowadzenia szkoleń dla pracowników firmy z zakresu ZSZ a także przygotowania do audytu certyfikacyjnego.
- Budowa systemu w oparciu o normy ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 oraz ISO 45001:2018 z punktu widzenia podejścia procesowego
- Omówienie wymagań norm oraz integracja systemu w świetle doświadczeń uczestników
- Udział Pełnomocnika w planowaniu systemu zarządzania:
- Zarządzanie procesami
- Identyfikacja i ocena aspektów środowiskowych
- Identyfikacja zagrożeń i ocena ryzyka zawodowego
- Rola Pełnomocnika w funkcjonowaniu i sprawdzaniu zintegrowanego systemu zarządzania
- Podział odpowiedzialności i uprawnień, rola specjalistów ds. jakości, ochrony środowiska i bhp, kierowników obszarów oraz pracowników operacyjnych
- Zarządzanie zasobami ludzkimi, określanie kompetencji osób mających wpływ na jakość, środowisko i bezpieczeństwo
- Zasady komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej ze stronami zainteresowanymi
- Dokumentacja systemu, w tym nadzór nad dokumentami i zapisami
- Realizacja wyrobu
- Sterowanie operacyjne w ochronie środowiska, bhp oraz gotowość na awarie
- Monitorowanie i pomiary w systemie zarządzania
- Zarządzanie audytami wewnętrznymi systemu zintegrowanego:
- Skuteczne planowanie audytów wewnętrznych oraz nadzorowanie programu audytów
- Wykorzystanie audytów do uzyskania informacji umożliwiających podejmowanie decyzji
- Wymagania normy PN-EN ISO 19011 – informacje, które powinien posiadać każdy Pełnomocnik systemu zarządzania,
- Omówienie zasad i technik przygotowywania do audytu: struktura list kontrolnych, kryteria audytów, opracowanie i dystrybucja planu audytu, raportowanie i dokumentowania niezgodności/spostrzeżeń
- Doskonalenie umiejętności audytorów wewnętrznych, motywowanie audytorów
- Analiza przyczyn powstania niezgodności oraz formułowanie działań korygujących i zapobiegawczych
- Efektywne wykorzystanie działań korygujących i zapobiegawczych jako narzędzi doskonalących organizację
- Ocena skuteczności podjętych działań korygujących i zapobiegawczych
- Przeglądy systemu zarządzania jako narzędzia doskonalenia i osiągania coraz wyższych poziomów rozwoju. Omówienie danych wejściowych do przeglądu, dokumentowanie wyników.
- Najczęstsze problemy występujące podczas funkcjonowania i doskonalenia systemów zarządzania.
- Przygotowanie organizacji do audytu certyfikującego/nadzoru.
- Dyskusja i konsultacje – wymiana doświadczeń.
Szkolenie składa się z wykładów, ćwiczeń oraz dyskusji umożliwiających wymianę doświadczeń pomiędzy Pełnomocnikami, w trakcie których uczestnicy zapoznają się z najlepszymi praktykami nadzorowania systemów.
Szkolenie przeznaczone jest dla osób zajmujących się utrzymywaniem i doskonaleniem systemów – Pełnomocników/Specjalistów. Spotkanie umożliwi również bezpośrednią wymianę doświadczeń wśród osób praktycznie zajmujących się systemami w różnych branżach i współpracujących z różnymi jednostkami certyfikacyjnymi.
Andrzej Kwocz
Dyrektor Działu Doradztwa
Trener, audytor, konsultant ds. systemów zarządzania, absolwent Politechniki Wrocławskiej, autor publikacji dotyczących systemów zarządzania. Specjalista z wieloletnim doświadczeniem we wdrażaniu, doskonaleniu i audytowaniu systemów ISO.
Od ponad 15 lat w EcoMS Consulting odpowiada za prowadzenie projektów, szkoleń i konsultacji. Certyfikowany audytor wiodący systemów ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 (wcześniej PN-N/OHSAS 18001) oraz ISO 27000. Prowadził wiele szkoleń i konsultacji zarówno dla przedsiębiorstw produkcyjnych, jak i usługowych. Jego doświadczenie trenerskie to ponad 7000 godzin szkoleń kierowanych do różnych grup pracowników. Pracuje jako trener dla międzynarodowych jednostek certyfikacyjnych, wykładowca podyplomowych studiów w zakresie systemów zarządzania. Obecnie zarządza Działem Doradztwa. Wraz z zespołem jest również zaangażowany w rozwój i propagowanie behawioralnego podejścia do przywództwa w bezpieczeństwie pracy. Autor programu coachingu dla audytorów wewnętrznych, nowego podejścia do podnoszenia kompetencji audytorów.
