Zarządzanie czasem cz.1 – Wstęp i zasada TRZOS
Dla wielu z nas, a może dla wszystkich, obecna sytuacja jest trudna. Na pewno jest specyficzna, wyjątkowa, niestandardowa i nowa. Pierwsze dwa tygodnie były dla mnie ciężkie- mówi Anna Praska, trener EcoMS. Mnóstwo informacji, które szybko stały się dla mnie szumem komunikacyjnym, były przytłaczające i frustrujące. Musiałam z nich wybrać te najważniejsze, a następnie działać szybko i skutecznie. Nie obyło się bez stresu, nieprzespanych nocy, podczas których zastanawiałam się, „jak zto będzie”?, „czy poradzę sobie z obsługą nowych narzędzi, o których nigdy wcześniej nie słyszałam?”, „jak będę odebrana?”, „czy się ośmieszę?”, „jak zarabiać?”. Kolejnym dużym problemem był dla mnie „czas”, a dokładniej brak czasu (oczywiście zbyt krótka doba), ponieważ już w ciągu kilku pierwszych dni okazało się, że pracuję od 7 rano do 1.30 w nocy, jestem zmęczona i mało efektywna, a wszystko jest rozgrzebane i nieskończone.
Po dwóch tygodniach docierały do mnie zewsząd głosy „spada moja motywacja”, „nie chce mi się”… dres, stres, źle mi jest… To zadziałało na mnie motywująco. Przecież tak naprawdę mam więcej czasu niż wcześniej. Nie tracę trzech godzin na dojazdy, nie wychodzę nigdzie, to, na co wcześniej nie miałam czasu teraz mogę realizować, czyli mogę efektywnie działać. I zaczęłam.
„Ale jak?”- zapytasz. Jak to zrobić?
Moja zasada: 3Z, czyli: zaplanować | zapisać| zrealizować.
Jestem wzrokowcem, więc tym bardziej potrzebuję „planera”(może to być biała kartka, excel, kalendarz). Zawsze tworzyłam listy z zadaniami do wykonania, notatki- co zrobić, kiedy, do kiedy. To mi pomagało. Nie tylko mnie. Wielu trenerów, coachów, uczonych opracowało metody radzenia sobie z zadaniami i realizacją ich w konkretnym czasie. W obecnej sytuacji jest to tym bardziej ważna umiejętność, a dla niektórych cecha nadrzędna- zarządzanie sobą w czasie.
Dlatego postanowiłam zebrać wszystkie znane mi metody i przedstawić je Wam. Która dla Was będzie skuteczna? Nie wiem. By się o tym przekonać, należy zapoznać się z każdą z nich, a następnie pracować na niej kilka tygodni i stwierdzić „ta metoda jest dla mnie a ta nie”. A może stworzysz własny system „zarządzania swoim czasem”?
Kilka ogólnych wskazówek na dobry początek. Skuteczne zarządzanie czasem to przede wszystkim wystrzeganie się błędów i nietracenie go na rozpraszacze, takie jak media społecznościowe, zakupy online, gry, itp. Badania pokazują, że jednym z najczęściej popełnianych błędów w zakresie zarządzania swoim czasem jest chęć zrobienia wielu rzeczy w tym samym momencie. Chociaż wielozadaniowość jest pożądaną umiejętnością, to większą efektywność ( większą oszczędność czasu) osiąga się przez skoncentrować się na jednym zadaniu. Nasz mózg potrafi skupić się około 20 minut np. na słuchaniu wykładu, później potrzebuje przenieść uwagę na „coś innego”, np. krótkie zadanie. W literaturze można również znaleźć sugestie pracy w cyklu 90 min, przerwa 90 min, przerwa… Zastanów się, zaobserwuj jak Tobie pracuje się efektywnie. Często bywa tak, że mamy „flow” i chcemy pracować bez przerwy, wydaje nam się, że pracujemy na wysokich obrotach, że jest dobrze, a tak naprawdę nasza energia spada. Nie jesteśmy w stanie pracować 6h bez przerwy na takim samym poziomie efektywności. Dlatego zanim zaczniesz planować swój dzień pracy, uświadom sobie, że przerwy, przygotowanie otoczenia, prawidłowe odżywianie i nawadnianie jest dla organizmu oraz efektywnej pracy bardzo ważne.
Można spotkać się z takimi metodami jak np.:
- matryca Eisenhowera rozróżniającą zadania pod względem pilności i ważności,
- metoda ABC, w której określa się trzy grupy ważności zadań,
- zasada TRZOS, skupiającą się na planowaniu zadań,
- metoda ALPEN, w której planujemy, rangujemy i realizujemy zadania.
Zasada TRZOS
Zasada TRZOS pozwala na zaplanowanie zadań oraz przewidzenie czasu ich realizacji. Opiera się na trzech prostych założeniach, którymi są:
- spisanie terminu sporządzenia zadania,
- określenie ram czasowych wykonania pracy oraz
- zaplanowaniu rezerwy czasowej w myśl reguły 60/40 (reguła ta mówi, że przez 60% dnia będzie się realizować zadania z planu, a 40% czasu poświęcimy na nieprzewidziane sytuacje i zakłócenia).
W kolejnych artykułach opis i wyjaśnienie kolejnych metod.
